Karta paliwowa dla pracownika to firmowa karta, którą pracownik płaci za tankowanie i wybrane zakupy związane z pojazdem. Aby uniknąć nieporozumień, spisuje się oświadczenie określające zasady korzystania z karty, jej limit oraz sposób rozliczania i dokumentowania zakupów – dzięki temu obie strony wiedzą, na co karta może być używana.
Gotowy wzór do pobrania – darmowy PDF do wydruku oraz edytowalna wersja Word.
↓ Pobierz wzór PDF (za darmo)
Wersja edytowalna (Word)
Kliknij, aby przejść do sekcji pobierania.
W skrócie: oświadczenie o karcie paliwowej porządkuje, na co i w jakim zakresie pracownik może używać firmowej karty. Poniżej wyjaśniamy, co powinno zawierać, jak je wypełnić i czym różni się od protokołu przekazania auta oraz oświadczenia o użytku prywatnym. Kwestie podatkowe zależą od aktualnych przepisów – potraktuj wzór jako dokument organizacyjny, nie jako poradę podatkową.
Czym jest oświadczenie o karcie paliwowej?
To dokument, w którym firma powierza pracownikowi kartę paliwową i ustala zasady korzystania z niej. Karta paliwowa służy zwykle do bezgotówkowego tankowania oraz – w zależności od ustaleń – do wybranych zakupów związanych z eksploatacją pojazdu. Oświadczenie precyzuje, do jakiego pojazdu przypisano kartę, jaki obowiązuje limit oraz na co można ją wykorzystać.
Najważniejsza funkcja tego dokumentu to kontrola nad wydatkami. Bez jasnych zasad łatwo o wątpliwości – np. czy kartą można płacić za akcesoria, myjnię czy zakupy niezwiązane z autem. Oświadczenie porządkuje te kwestie i wskazuje, jak dokumentować i rozliczać zakupy. Od chwili podpisania to pracownik odpowiada za powierzoną kartę – podobnie jak za inny sprzęt firmowy.
Kiedy sporządzić oświadczenie o karcie paliwowej?
Dokument warto przygotować w każdej z poniższych sytuacji:
- ▸przy powierzeniu karty paliwowej pracownikowi korzystającemu z auta służbowego,
- ▸przy zmianie limitu lub zakresu dozwolonych zakupów,
- ▸przy przypisaniu karty do innego pojazdu lub pracownika,
- ▸gdy chcesz ujednolicić zasady korzystania z kart w całej firmie,
- ▸zawsze, gdy chcesz mieć dowód, że pracownik zna i akceptuje zasady korzystania z karty.
Co powinno zawierać oświadczenie o karcie paliwowej?
Dobrze przygotowany dokument jasno określa zasady i zakres korzystania z karty. Sprawdź, czy Twój dokument ma poniższe elementy:
- ✔Data i miejsce – kiedy i gdzie sporządzono oświadczenie,
- ✔Strony – pracodawca oraz pracownik (imię, nazwisko, stanowisko, dział),
- ✔Dane karty – wystawca oraz numer karty (bez zapisywania kodu PIN),
- ✔Przypisany pojazd – marka, model i numer rejestracyjny auta,
- ✔Limit i zakres – obowiązujący limit oraz na co można używać karty (np. paliwo, wybrane zakupy),
- ✔Zasady rozliczania – sposób dokumentowania tankowań i przekazywania potwierdzeń zakupu,
- ✔Bezpieczeństwo karty – ochrona PIN-u, zakaz udostępniania karty osobom trzecim,
- ✔Postępowanie przy utracie – obowiązek niezwłocznego zgłoszenia zgubienia lub kradzieży karty,
- ✔Oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami – potwierdzenie akceptacji reguł przez pracownika,
- ✔Podpisy obu stron – czytelne podpisy pracodawcy i pracownika.
Jak wypełnić oświadczenie krok po kroku
Wypełnienie gotowego wzoru zajmuje kilka minut. Wersję edytowalną (Word) dopasujesz do zasad obowiązujących w firmie, a wersję PDF wystarczy wydrukować i podpisać.
Karta paliwowa, protokół i użytek prywatny – trzy różne dokumenty
Wokół auta służbowego funkcjonują trzy dokumenty, które warto rozróżnić – każdy odpowiada za inny obszar:
opisuje stan fizyczny auta w dniu wydania: przebieg, paliwo, uszkodzenia, dokumenty i wyposażenie.
reguluje zasady korzystania z auta prywatnie – zakres, uprawnionych kierowców i obowiązki.
dotyczy rozliczania tankowań i limitu – określa, na co i w jakim zakresie można używać firmowej karty.
Najlepiej stosować je razem: protokół przekazania samochodu przy wydaniu auta, oświadczenie o użytku prywatnym dla zasad korzystania oraz to oświadczenie dla rozliczeń tankowania.
Karta paliwowa a kwestie podatkowe
Sposób rozliczania zakupów dokonanych kartą paliwową może mieć konsekwencje podatkowe, których szczegóły zależą od aktualnie obowiązujących przepisów oraz od tego, czy i w jakim zakresie karta jest wykorzystywana prywatnie. Zasady te bywają aktualizowane, dlatego w tym artykule celowo nie podajemy konkretnych kwot ani stawek.
Samo oświadczenie ma charakter organizacyjny – porządkuje zasady korzystania z karty i dokumentowania zakupów. Sposób rozliczenia pod kątem podatkowym najlepiej ustalić z księgowością lub doradcą podatkowym, w oparciu o aktualne przepisy.
Najczęstsze błędy przy korzystaniu z karty paliwowej
- brak jasnego zakresu zakupów – niejasność, czy kartą można płacić za akcesoria czy myjnię,
- niedokumentowanie tankowań – brak potwierdzeń utrudnia rozliczenie i kontrolę wydatków,
- zapisywanie kodu PIN w oświadczeniu lub przy karcie – poważne ryzyko nadużyć,
- udostępnianie karty osobom trzecim – utrata kontroli nad wydatkami,
- brak procedury zgłaszania utraty karty – opóźniona reakcja przy kradzieży czy zgubieniu,
- tylko jeden podpis lub brak drugiego egzemplarza – słabsza wartość dowodowa.
Powiązane wzory i dokumenty
Karta paliwowa to część pakietu dokumentów dla auta służbowego. Poniżej te najważniejsze:
- → Protokół przekazania samochodu służbowego – wzór
- → Samochód służbowy do celów prywatnych – oświadczenie
- → Sprzęt służbowy dla pracownika – zasady i wszystkie wzory
- → Karta ewidencji sprzętu powierzonego pracownikowi
- → Odpowiedzialność materialna pracownika za powierzone mienie
Podstawa prawna
Powierzenie karty paliwowej i odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie mieszczą się w ogólnych zasadach dotyczących mienia powierzonego, które reguluje Kodeks pracy (przepisy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone pracownikowi). Rozliczanie zakupów dokonanych kartą może dodatkowo wiązać się z konsekwencjami podatkowymi, uregulowanymi w odrębnych przepisach, które bywają aktualizowane. Z tego względu sposób rozliczenia warto ustalić z księgowością lub doradcą podatkowym.
Uwaga: przed publikacją zweryfikuj brzmienie i numerację przepisów oraz aktualne zasady podatkowe w obowiązującym stanie prawnym.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Na co można używać karty paliwowej?
To zależy od zasad ustalonych przez firmę i zakresu udostępnionego przez wystawcę karty. Zwykle służy do tankowania, a niekiedy także do wybranych zakupów związanych z pojazdem. Warto wyraźnie zapisać dozwolony zakres w oświadczeniu, aby uniknąć wątpliwości.
Czy w oświadczeniu wpisywać kod PIN karty?
Nie. Kodu PIN nigdy nie zapisuje się w dokumentach ani przy karcie. W oświadczeniu wystarczy numer karty i jej wystawca, a PIN pozostaje poufny – to podstawowa zasada bezpieczeństwa chroniąca przed nadużyciami.
Co zrobić w razie zgubienia lub kradzieży karty?
Należy niezwłocznie zgłosić to pracodawcy oraz wystawcy karty, aby ją zablokować. Warto z góry opisać taką procedurę w oświadczeniu – szybka reakcja ogranicza ryzyko nieuprawnionych transakcji.
Czy karta paliwowa wiąże się z podatkiem?
Rozliczenie zakupów kartą może mieć konsekwencje podatkowe, których szczegóły zależą od aktualnych przepisów i sposobu korzystania z karty. W tym artykule celowo nie podajemy kwot – sposób rozliczenia najlepiej potwierdzić w księgowości lub u doradcy podatkowego.
Wzór ma charakter poglądowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W razie wątpliwości co do konkretnej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem, doradcą podatkowym lub działem kadr.
Gotowy wzór do pobrania — darmowy PDF do wydruku.
Wzór ma charakter poglądowy i nie stanowi porady prawnej.
